Factores a tomar en cuenta para una buena reunión.
• Llegar a la reunión 5 o 10 minutos antes de comenzar.
• Definir el (los) objetivos de la reunión.
• La convocatoria debe hacerse dando a conocer la agenda del día.
• Nombrar un moderador.
• Someter la agenda
• Establecer el quórum.
• Tratar de que el evento resulte ameno y participativo
• No desperdiciar el tiempo de reunión.
• No desperdiciar el tiempo de las personas.
• No hacer reuniones aburridas que no llevan a ninguna parte.
• Reuniones sólo por el hecho de reunirse.
Que es una reunión
No es más que un conjunto de personas que se juntan con el mismo propósito para discutir un tema específico., en el caso de las Juntas de vecinos para tratar algo relacionado con su comunidad donde vive.
Sugerencias para una buena reunión
• Sugerimos que al comenzar una reunión debe dar formar bienvenida y luego seria conveniente hacer alguna exhortación lectura o reflexión de tipo educativo.
• Aprobada la agenda se establece el procedimiento para cada tema.
No se recomienda iniciar una reunión sin establecer el procedimiento, esto permite aprovechar mejor el tiempo y garantizar una participación.
• Si bien es verdad que las reuniones son importante, no se bebe abusar de ellas, convocándola sin ser mesetario y haciéndola muy a menudo. A este vicio se le llama reunionismo y que trae como consecuencia que se pierda mucho el tiempo, que algunas personas se cansen y se pierda el interés en la misma.
• Se recomienda dar participación a las personas, pero en ningún momento llevar problemas personales, ni alimentar el chisme en el grupo esto garantizará una mejor discusión en cada tema.
• Es recomendable poner fechas fijas para las reuniones, pero que se haga un poco alejada una de otras para que así se pueda evaluar las actividades programadas y siempre hayan temas nuevos que tratar.
• Como tiempo máximo nunca una reunión debe durar más de dos horas y se recomienda poner asientos para que todos puedan estar sentados.
• Es recomendable brindar algo, de vez en cuando para motivar la participación y asistencia a las reuniones.
